【３】予約品目と3つの固定ページの設定

【４】予約システムの各種設定

【５】予約完了メールを設定する

【６】予約を受け付ける日時の設定

  完成した予約カレンダーの外観

ホームページのグローバルメニューに
「COVID-19ワクチン接種」
というメニューを設置して, 予約カレンダーに進むようにしました。

個別接種が始まる時期は確定はしていませんが,
6月には本格的に始まることが予想されます。

６月の第２週あたりから予約が出来るように準備しました。
まだ, パスワードで閲覧制限をしています。

カレンダーには予約可能な残りの人数を表示しています。

ワクチンは１バイアルが6人分です。
希釈したワクチンは6時間以内に接種しないといけないので
1日の予約人数は６の倍数にしなければなりません。

1日に1バイアルを希釈する日は, ６人、
2バイアルを希釈する日は12人(午前6人, 午後6人)
の接種希望者を集める必要があります。

ワクチンが冷蔵状態で当院へ配送されるのが
月曜日と金曜日に決まっています。
何時になるかが具体的には判らないので,
当面は, 月曜日と金曜日は午前中には接種はしないことにしました。
木曜日と,土曜日は, 午後から休診のため, 午後の接種は行えません。

したがって, 月, 木, 金, 土は1日6人, 火水は1日12人
の予約を集めることしました。

予約できる先が2ヶ月までと設定しているので,
6月24日以降の予約は出来ないようになっています。

  実際に予約してみる

当院の職員の接種は4月の最後の週に予定されています。
当院で接種するのではありませんが, 接種日に合わせて
試運転の意味でホームページで実際に予約してみました。

日時を選んで予約画面に入力

4月30日が残り2人になっています。ここをタップします。

13時に6人集めるという設定にしているため.
13時しか空いていません。ここを選びます。

予約画面に個人情報を入力

名前、メールアドレス、住所、生年月日などの個人情報を入力します。
試運転ですから, 氏名は, 「苗字名無し」にしてみました。

ここで入力した個人情報は, 予約承認や予約確定のメールに自動的に組み込まれます。
予約確認をタップすると確認画面が現れます。

予約するをタップすると,
予約が発生します。

予約画面に入力すると自動的に３つの事が起こります。

①ホームベージの画面がbooking-thanksページになる。

他の職種ではここは, 「ご予約ありがとうございます」
が普通だと思いますが, ワクチンの予約には似合わないので
このような控えめな表現にしています。
１つの時間で6人の予約が発生しないとワクチン接種は出来ないので,
まだ予約完了ではないことを強調しています。

②予約カレンダーの予約可能な残数が一つ減る。

予約前は4月30日には「２」が表示されていましたが, 「1」に変わっています。
これは管理者が操作しなくても自動的に変化します。

③予約者 (苗字 名無し) に予約を承けたことを知らせるメール,
サイト管理者には苗字名無しの予約が発生したことを知らせるメールが届く。

接種の予約をした人 (名無し小太郎) に,
サイトが予約を承けたことを知らせるメールが届きます。
メールの文章にも,  ６人の予約が発生するまでは
予約確定ではないことを説明しています。

ホームページを管理する人にも, 予約が発生したことを知らせるメールが届きます。

以上の二種類のメールも,
自動的に (管理者が何もしなくても) 送付されます。

予約確定のメール送信は手動で行う

６人の予約が発生した時点で, 予約が完了になります。
その際に, 予約した人に予約完了のメールを送ります。
その操作を自分 (苗字 名無し) に向けて行ってみました。

予約確定メールの送付は,
予約が確定した時点で手動で行う必要がありますが、
どの予約者にも送る事が出来るような文面を設定しておけば,
数回のクリックで完了します。

ワードプレスの操作画面で, その日の予約者の一覧を表示することができます。

試運転で予約した「苗字名無し」も載っています。
確認の部位が赤い一方通行のような印になっていますがここをクリックすると、

このような予約者(苗字名無し)の個人情報が表示されます。
下の３つのボタンのうち, 左のメールをクリックすると
予め設定しておいた予約完了メールが
予約者(苗字名無し)に送付されます。

予約完了メールの内容は次のように設定しています。

予約完了メールでは
予約が完了したことを知らせるとともに,
日本医師会が作成したワクチン接種の副反応に関するpdfファイルを
「URL化」して, 貼り付けて,予め読んで疑問点を解消するように促しています。
また, 来院が予約時間に大幅に遅れてしまった場合にには,
ワクチンを他の人に接種する場合がある点も説明しています。

  mts-simple booking の有料版を勧める理由

コロナワクチンの予約に関しては,
６人単位で予約を確定する必要があるので,
予約受付と予約確定にタイムラグが生じます。
予約を受け付けても予約確定に至らない場合も想定されます。
そのために予約確定メールが不可欠です。

実は, 無料版では予約確定メールをの設定を行うことが出来ません。
予約完了メールは, テンプレートを作っておいて,
宛先だけを変えて, メールソフトで送っても良いのですが,
有料版の機能を使った方が遥かに楽です。

以上の理由で,
コロナワクチン接種の予約サイトを構築する上では
有料版を強く勧めます。

有料版の購入は,
MTsystemに問い合わせて
見積もりと決済を経てダウンロードサイトに
案内していただくという手順を経ることになります。

価格が公開されていませんが、
自分の場合は, reasonable な 価格でした。

そして, 月額料金といったものは一切発生しない
買い切り型の商品で,
一度ダウンロードしたファイルは,
自身が所有するものであれば, 別のサイトに
使うことも出来ます。

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